Najczęstsze pytania o karty paliwowe dla firm

To karta płatnicza przypisana do firmy, którą kierowca płaci za paliwo na stacjach w sieci akceptacji. Nie płaci się gotówką ani prywatną kartą. Transakcje trafiają do jednego zestawienia, a firma otrzymuje zbiorczą fakturę za określony okres, najczęściej za tydzień, dwa tygodnie lub miesiąc. Dzięki temu nie trzeba zbierać pojedynczych paragonów od każdego kierowcy.

Najczęściej korzystają z niej firmy, które mają co najmniej dwa lub trzy pojazdy: kurierzy, ekipy budowlane, firmy transportowe, serwisy mobilne, handlowcy w terenie. Przy jednym samochodzie i niewielkim przebiegu zysk bywa mały i trzeba go policzyć. Jeśli tankujesz kilka razy w miesiącu i chcesz mieć porządek w dokumentach, karta nadal może się opłacać, ale nie jest to regułą.

Można wybrać jedno z dwóch rozwiązań. Karta przypisana do pojazdu jest powiązana z numerem rejestracyjnym i pozwala sprawdzić, ile paliwa zużywa konkretny samochód. Karta przypisana do kierowcy jest wygodna, gdy jedna osoba jeździ różnymi autami. W obu wariantach możesz ustawić numer PIN i dopisać do karty dodatkowe dane, na przykład stan licznika przy tankowaniu.

Zwykłą kartą zapłacisz za wszystko, więc kontrola wydatków jest trudna. Karta paliwowa ma zawężony zakres: można nią kupić paliwo, a w zależności od oferty także płyny eksploatacyjne, myjnię czy opłaty drogowe. Jeśli firma wyłączy pozostałe kategorie, nie da się nią zapłacić za przekąski ani zakupy prywatne. Do tego dochodzą limity i raporty, których zwykła karta nie daje.

Pomagamy firmom wybrać rozwiązanie i przejść przez formalności. Porównujemy dostępne warianty kart pod kątem tras i stacji, na których jeżdżą Twoi kierowcy, przygotowujemy dokumenty do wniosku i tłumaczymy zapisy umowy. Działamy w Krakowie od 2011 roku, a zespół liczy 16 osób. Zakres usług jest opisany na stronie, a na pierwsze zapytanie odpowiadamy zwykle w ciągu godziny.

Koszty składają się zwykle z kilku elementów: opłaty za wydanie lub obsługę karty, ewentualnej miesięcznej opłaty abonamentowej oraz marży lub rabatu względem ceny na dystrybutorze. Część ofert nie ma opłat stałych, ale ma mniej korzystny rabat. Przed podpisaniem umowy poproś o wyliczenie na przykładzie Twojego miesięcznego zużycia paliwa. Porównywanie samych stawek bez tego bywa mylące.

Nie zawsze. Cena zależy od konstrukcji oferty. Niektóre karty dają stały rabat od ceny z dystrybutora, inne rozliczają paliwo według cennika hurtowego plus marża. Zdarza się, że na pojedynczej stacji cena z kartą jest równa cenie z dystrybutora, a zysk pojawia się dopiero z rabatu na fakturze. Dlatego zamiast zakładać oszczędność, policz ją dla własnych tras i wolumenu.

Wystawca karty zbiera wszystkie transakcje z danego okresu rozliczeniowego i wystawia jedną fakturę zbiorczą. Zapłacisz ją przelewem w terminie wskazanym w umowie, zwykle od 7 do 30 dni od końca okresu. Dłuższy termin oznacza w praktyce krótki kredyt kupiecki, ale często wiąże się z weryfikacją zdolności płatniczej firmy i przyznaniem limitu.

Limit to maksymalna kwota, do której firma może tankować, zanim zapłaci kolejną fakturę. Wystawca ustala go na podstawie kondycji finansowej firmy, czasu działania i przewidywanego zużycia paliwa. Młodsza firma może dostać niższy limit albo zostać poproszona o zabezpieczenie, na przykład kaucję. Jeśli limit okaże się za niski, można poprosić o jego zmianę po kilku miesiącach regularnych płatności.

Opłaty nie powinny być ukryte, ale bywają rozproszone po tabeli opłat. Zwróć uwagę na koszt wydania duplikatu zagubionej karty, opłatę za blokadę, odsetki za opóźnienie w płatności oraz ewentualną opłatę za wystawianie faktur w formie papierowej. Czytaj tabelę opłat razem z umową i pytaj o każdą pozycję, której nie rozumiesz.

Zasady zależą od rodzaju pojazdu, sposobu jego użytkowania i prowadzonej ewidencji. Faktura zbiorcza do karty jest dokumentem, który wspiera rozliczenie, ale nie rozstrzyga o prawie do odliczenia. W przypadku samochodów osobowych obowiązują ograniczenia, więc ten temat warto omówić z księgowym lub doradcą podatkowym. My nie udzielamy porad podatkowych.

To zależy od sieci akceptacji danej karty. Karty jednej sieci działają tylko na jej stacjach, karty wielosieciowe obejmują wiele marek w kraju, a niektóre także za granicą. Zanim wybierzesz ofertę, sprawdź, czy stacje leżą przy trasach Twoich kierowców, na przykład w Krakowie, na obwodnicy i przy drodze na Katowice czy Tarnów. Gęsta sieć w miejscu, w którym nie jeździsz, nic Ci nie da.

Zakres zależy od umowy. Często dostępne są płyny eksploatacyjne, AdBlue, myjnia, opłaty parkingowe i autostradowe. Zakupy w sklepie na stacji bywają wyłączone albo ograniczone do wybranych kategorii. Możesz też sam zdecydować, które pozycje mają być zablokowane, aby kierowcy nie płacili kartą za rzeczy niezwiązane z pojazdem.

Najczęściej stosuje się trzy narzędzia: limity na kartę (dzienne, tygodniowe lub miesięczne), ograniczenie rodzaju paliwa oraz raporty z panelu internetowego. W raporcie widać datę, miejsce, ilość litrów i kwotę każdego tankowania. Porównując zużycie z przebiegiem, można szybko zauważyć odchylenia, na przykład tankowanie większej ilości niż pojemność baku.

Natychmiast zablokuj kartę, dzwoniąc na infolinię wystawcy lub robiąc to w panelu online. Większość wystawców udostępnia numer czynny całą dobę. Od momentu zgłoszenia nie odpowiadasz za nowe transakcje, a za wcześniejsze zależy to od zapisów umowy. Następnie zamów duplikat i poinformuj kierowcę, że stara karta jest nieaktywna.

Tak, jeśli wybierzesz kartę z zagraniczną siecią akceptacji. Część kart obejmuje kilkanaście państw Europy, inne tylko Polskę. Przed wyjazdem sprawdź listę krajów w umowie, zasady przeliczania waluty oraz ewentualne dodatkowe opłaty. Dla firm wożących towary za granicę ma to większe znaczenie niż rabat na krajowej stacji.

Zwykle potrzebne są: numer NIP i REGON, dane osoby uprawnionej do reprezentacji firmy, wypełniony wniosek, lista pojazdów lub kierowców oraz przewidywane miesięczne zużycie paliwa. Jednoosobowa działalność z krótką historią może zostać poproszona o dodatkowe dokumenty finansowe. Pomagamy przygotować komplet, żeby wniosek nie wracał z uzupełnieniami.

Rozpatrzenie wniosku zajmuje najczęściej od 1 do 5 dni roboczych, a wysyłka kart kurierem kolejne 2 do 4 dni. Cały proces rzadko przekracza dwa tygodnie, o ile dokumenty są kompletne. Czas wydłuża się, gdy wystawca prosi o dodatkową weryfikację albo ustanowienie zabezpieczenia.

Tak, ale warunki różnią się między ofertami. Część umów jest zawarta na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia, inne na 12 lub 24 miesiące z karą za wcześniejsze rozwiązanie. Sprawdź to przed podpisaniem. Pamiętaj też, że po wypowiedzeniu musisz uregulować wszystkie zobowiązania z faktur za wykonane tankowania.

Każda karta ma PIN, a panel internetowy powinien być chroniony indywidualnym loginem i hasłem. Warto ustawić osobne konta dla osób, które tylko oglądają raporty, i dla tych, które zmieniają limity. Dane osobowe kierowców, takie jak imię i nazwisko powiązane z kartą, powinny być przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.

Wyślij zapytanie przez formularz, mailowo na [email protected] albo zadzwoń pod numer +48 12 059 99 65. Zapytamy o liczbę pojazdów, typowe trasy i miesięczne zużycie paliwa, a potem przedstawimy porównanie kilku wariantów. Odpowiadamy zwykle w ciągu godziny w godzinach pracy. Biuro znajdziesz przy ul. Karmelickiej 61 w Krakowie.